Garantizar que todos los trabajadores tengan el derecho legal a trabajar

Los especialistas en verificación de MyPass revisan utilizando los protocolos establecidos, lo que incluye comprobar los comprobadores en línea disponibles, ponerse en contacto con las autoridades emisoras, detectar incoherencias y acudir a los organismos pertinentes en caso de problemas complejos.

Los trabajadores reciben notificaciones 90, 60 y 30 días antes del vencimiento a través de la aplicación móvil y el correo electrónico. Para los propietarios de activos y los contratistas, el estado de cumplimiento de los trabajadores cambia de «compatible» a «caducará pronto» y a «caducará», con indicadores visuales en todos los paneles.

Cada cambio de estado se registra con marcas de tiempo como evidencia de cumplimiento normativo. Esto hace que el cumplimiento pase de ser reactivo («¿quién ha caducado?») a proactivo («todo el mundo se mantiene al día con las pruebas documentadas»).

Sí MyPass está diseñado específicamente para operaciones en varios sitios:

• ‍Visibilidad unificada: Un panel muestra el cumplimiento en todos sus sitios, contratistas y proyectos. Ya no tendrás que compilar informes de sitio separados para las auditorías.‍
• Requisitos específicos del sitio: Cree diferentes requisitos de cumplimiento básicos para diferentes ubicaciones y, al mismo tiempo, mantenga la visibilidad en todas.‍
• Portabilidad de los trabajadores: Cuando los trabajadores se desplazan de un sitio a otro, sus credenciales verificadas se trasladan con ellos; no es necesario volver a verificarlos, pero se mantiene un registro de auditoría completo.‍
• Estándares consistentes: Asegúrese de que los requisitos de cumplimiento básicos de toda la empresa se cumplan en todas partes y, al mismo tiempo, permita incorporaciones específicas para cada sitio.‍
• Eficacia de la auditoría: Genere informes de cumplimiento en todos los sitios al instante o profundice en ubicaciones específicas según sea necesario.

Esto es particularmente valioso para los propietarios de activos que operan en varias regiones y los proveedores de servicios que trabajan en diferentes sitios de clientes.

MyPass se centra en la gestión de la fuerza laboral de los contratistas; ahí es donde la brecha de visibilidad del cumplimiento y el riesgo regulatorio son mayores. Sin embargo, algunas organizaciones utilizan MyPASS para empleados directos en situaciones específicas:

• ‍Proveedores de servicios: Muchos usan MyPass para toda su fuerza laboral (empleados directos y subcontratistas) porque los empleados trabajan en varios sitios de clientes y se benefician de credenciales portátiles con una verificación de cumplimiento constante.‍
• Propietarios de activos: Por lo general, continúe utilizando los sistemas de RRH/LMS existentes para los empleados directos y añada MyPass para la visibilidad de los contratistas cuando existan puntos ciegos de cumplimiento. Algunos utilizan MyPass para los empleados directos que trabajan como contratistas para demostrar a los clientes que cumplen con los requisitos.

El valor principal es la gestión de los ecosistemas de contratistas, en los que se necesitan pruebas verificadas del cumplimiento en todas las fuerzas laborales que no empleas directamente.

Esta es una de las mayores ventajas de MyPass para la gestión del cumplimiento. Los trabajadores crean un pasaporte de competencias verificado y comparten el acceso con varios empleadores:

• ‍Para los trabajadores: Verifica una vez y trabaja en cualquier lugar. Ya no tendrás que subir los mismos documentos a diferentes portales para cada contratista o cliente.‍
• Para contratistas: Cuando contratas a un trabajador que ya está en MyPass, se verifica previamente, lo que reduce la carga administrativa en un 32% gracias a la portabilidad y, al mismo tiempo, conserva las pruebas de cumplimiento.‍
• Para los propietarios de activos: Consulte los mismos datos verificados de cumplimiento de los trabajadores, independientemente del contratista que los emplee. Cuando los contratistas cambian pero los trabajadores permanecen, la visibilidad del cumplimiento y los registros de auditoría no se interrumpen.‍
• Beneficio de auditoría: Una fuente verificada de verdad en múltiples relaciones laborales. Los reguladores ven pruebas consistentes y verificadas independientemente de la complejidad del contratista.‍
• Efectos de red: A medida que más contratistas y propietarios de activos adoptan MyPass, la verificación del cumplimiento se vuelve más eficiente en todos los sectores, sin comprometer las pruebas listas para la auditoría.

No. La detección integral de duplicados de MyPass evita esto y brinda una protección de cumplimiento crítica. Esto se desarrolló específicamente después de incidentes en los que los trabajadores despedidos fueron recontratados sin saberlo a través de diferentes contratistas. ‍

‍Cómo funciona: Coincidencia de identidad en varios atributos, no solo en nombres. Marca los posibles duplicados para su investigación. ‍

Valor reglamentario: Demuestra con la debida diligencia a los reguladores que cuenta con sistemas para evitar que los infractores de seguridad conocidos vuelvan a ingresar a su fuerza laboral a través de canales secundarios.

Esto protege a los propietarios de activos de aceptar sin saberlo a trabajadores de alto riesgo y proporciona pruebas defendibles de su compromiso con la seguridad.

Sí, MyPass Industry Portal se puede integrar con los sistemas de control de acceso al sitio a través de:

1. Integración de API y Webhook: MyPass proporciona API y webhooks que permiten a los sistemas externos consultar el estado de cumplimiento de los trabajadores y recibir notificaciones cuando se proponga a trabajadores o se les confirme su desempeño.
2. Datos de cumplimiento en tiempo real: Los patrones de integración admiten la sincronización de datos casi en tiempo real (normalmente en un minuto para las integraciones compatibles).
3. Verificación del cumplimiento: Funciones como el escaneo de códigos QR permiten verificar el cumplimiento in situ, y el módulo de verificaciones de proyectos proporciona validaciones de documentos y registros de auditoría.

Nota de implementación: Las integraciones de control de acceso al sitio suelen ser implementaciones personalizadas creadas por clientes que utilizan las API de MyPass. Ver todas las integraciones

MyPass convierte las respuestas de auditoría en minutos:

• ‍Informes instantáneos: Genere informes de estado de cumplimiento en toda su operación con un solo clic. Muestre a los auditores los porcentajes de cumplimiento en tiempo real, las calificaciones que caducan y las actividades de verificación.‍
• Registros de auditoría: Documentación completa de quién verificó qué, cuándo y cómo. Muestra una supervisión proactiva del cumplimiento, no una verificación reactiva.‍
• Capacidad de desglose: ¿Los auditores preguntan sobre trabajadores o calificaciones específicas? Obtenga información detallada sobre los registros individuales de los trabajadores con el historial de verificación completo en cuestión de segundos.‍
• Formatos de exportación: Genere informes listos para la auditoría en Excel, PDF o CSV para su presentación reglamentaria.‍
• Demostración de diligencia debida: Muestre a los reguladores sus procesos documentados para la verificación, el control de caducidad, la detección de duplicados y la prevención del fraude.

El cambio: de «danos 24 horas para recopilar pruebas» a «aquí tienes pruebas verificadas en tiempo real en toda nuestra operación».

Sí Varias capas de seguridad protegen sus datos de cumplimiento:‍

• ‍Certificado ISO 27001: Estándar de seguridad de la información reconocido internacionalmente con auditorías anuales de terceros.‍
• Responsabilidad reducida: La arquitectura controlada por los trabajadores significa que usted accede a los datos compartidos en lugar de convertirse en el custodio de la PII de los trabajadores, lo que reduce el riesgo cibernético en comparación con los sistemas tradicionales de arriba hacia abajo.‍
• Controles de acceso: Permisos basados en roles, registros de auditoría de todos los accesos a los datos, tiempos de espera automáticos de sesión.‍
• Cifrado de datos: Todos los datos cifrados en tránsito y en reposo. Autenticación multifactorial disponible.‍
• Cumplimiento integrado: privacidad desde el diseño, pistas de auditoría exhaustivas para cumplir con los requisitos reglamentarios.